?? Ding, dong, ding, dong ?? (sonido telefonillo). Te levantas y abres el portal. Vuelves a tu sitio y vuelve a sonar. Una y otra vez. ¿Te has parado a contar cuántas veces llaman al telefonillo con las interrupciones que eso supone para tu trabajo?
Lo más probable es que no las hayas contado, pero seguro que eres consciente de que uno de los mayores enemigos de la productividad son estas interrupciones. Si consigues eliminarlas o reducirlas, mejorarás tu capacidad de concentración y con ella tu rendimiento. Todo cuadra.
?? Ding, dong, ding, dong ??. ¡Otra vez no! No te dejan ni acabar de leer el artículo tranquil@, pierdes el hilo y tienes que volver a empezar después de cada interrupción. Venga, te espero, abre el portal y te sigo contando más cositas. Ahora que lo veo, no me extraña que tengas que salir a las tantas para acabar el trabajo diario con tanta “pausa innecesaria” en tu jornada.
Según un informe de Microsoft, cada empleado recibe una media de cuatro interrupciones a la hora. El 40% de ellos abandonaba el trabajo que estaba haciendo hasta ese momento. Eso no es todo, se dieron cuenta también de que, cuanto más difícil era el trabajo que estaban realizando, las probabilidades de que lo retomará se reducían drásticamente. Ese informe ya tiene unos años, así que la medía actual de interrupciones habrá subido aún más.
Ya has visto que las interrupciones afectan a la productividad, efectividad y generan estrés a los empleados, por lo que deberías intentar minimizar estos pequeños ladrones del tiempo, habituales y repetitivos, que pueden descentrarte en tu día a día en el trabajo.
No podemos empezar la casa por el tejado, así que lo primero será identificar los factores que pueden descentrarte junto a alternativas para que no afecten a tu rendimiento.
| INTERRUPCIÓN | SOLUCIÓN |
| Consultar e-mail o las redes sociales de forma compulsiva. Si alguna tarea es tan urgente, no enviarán un mail: te llamarán. | Planifica mirar el e-mail solo dos o tres veces a la misma hora cada día. La distribución ideal es una vez a media mañana, una a media tarde y, la última, por la noche unas horas antes de acostarte. En cuanto a las redes sociales, desconéctalas para evitar tentaciones. |
| Las llamadas telefónicas distraen tu atención en la tarea que estabas haciendo. Si esta se alarga aumenta exponencialmente el riesgo a perder totalmente nuestra concentración. | Identifica quién te hace la gran mayoría de llamadas y filtra cuál de ellas eran realmente importantes. La idea es que solo atiendas las llamadas urgentes y el resto de cuestiones se gestionen a través del correo electrónico. Si ves que ni con esas te dejan de llamar, pon el móvil en silencio, conecta el buzón de voz y olvídate de él. Puedes planificar su revisión como hemos comentado que puedes hacer con el e-mail. |
| Compañeros que se acercan a tu puesto para hablarte o a consultarte cosas, la mayoría extra laborales, y que sin darnos cuenta, nos distraen demasiado a menudo. | Aunque pueda resultar impopular, y poco social, verás cómo aumentas tu productividad si en estas situaciones les dices que estás en medio de una tarea complicada, y que no puedes atenderlos en ese momento. Si es para una consulta de trabajo, que te envíen un e-mail y lo mirarás cuando te toque revisarlos. |
| La reunionitis, o exceso de reuniones, son otra de las fuentes de distracciones más comunes. Hay que intentar limitar el número de reuniones y hacer solo las imprescindibles. |
A menudo, muchas de las reuniones se pueden sustituir con un e-mail bien estructurado, o en el caso de que sean imprescindibles, con un correo previo con los puntos de la reunión y un trabajo previo de los asistentes. De este modo conseguimos reuniones más eficientes. |
| Otro ladrón de tu concentración puede ser la acumulación de nuevas tareas en tu mesa de trabajo, ya que estamos tentados de echarles un vistazo y/o empezarlas sin haber acabado la anterior. Esta dinámica, muy habitual en muchas oficinas, genera distracciones y estrés. |
En este caso, la solución pasa por tener despejada la mesa de trabajo. Crea una bandeja para las tareas que vayan llegando y ordénalas por urgencia e importancia (las más urgentes, arriba), y concentra tu atención plena solo en la tarea que estés haciendo en ese momento hasta que la hayas terminado. |
| Hacer un break durante el trabajo es muy recomendable para fomentar la concentración y la productividad, pero sin que estos descansos supongan una interrupción constante para pasear, ir a la máquina de café, al baño o salir a fumar un cigarrillo. | Los expertos sugieren que es beneficioso para el cuerpo y la mente descansar unos minutos cada cierto tiempo, y así mejorará también nuestra productividad. |
| ¿Te imaginas a un dentista, masajista o esteticista interrumpiendo una sesión o tratamiento cada poco rato para atender a las llamadas, al interfono? ¿Qué cara pondrías como paciente con tanta interrupción? Las continuas llamadas al telefonillo de clientes, visitantes, proveedores, empleados, colaboradores o mensajeros es una escena cotidiana y repetitiva en la mayoría de empresas y negocios, con las interrupciones e inconvenientes que tiene dejar de hacer tu tarea para contestar la llamada y abrir. |
La respuesta para estos casos es optar por el nuevo sistema Qvadis One, el telefonillo inteligente que te permitirá dar acceso al portal de tu negocio sin apenas levantar la vista del teléfono, ya que la llamada se derivará al móvil desde donde podrás abrir y no tendrás que levantarte a responder. Cómodo y sin apenas interrupciones. |
Una vez detectadas es hora de eliminarlas, reducirlas o, si no es posible hacerlo, agruparlas para hacerlas en un mismo periodo de tiempo y que no supongan tanta carga a la hora de trabajar.
Acabamos de ver cómo este sistema de acceso a tu negocio o vivienda puede ser un gran aliado de cara a minimizar las interrupciones y ser más productivos. Solo tendrás que deslizar tu dedo por la pantalla.
Ideal para esos negocios de los que hemos hablado y cuyas interrupciones suponen una distracción en su trabajo y repercuten en su imagen de cara a los clientes.
Además, puedes compartir una serie de invitaciones entre tus empleados para que accedan desde el móvil o puedan abrir el portal. Si te interesa te recomendamos que eches un vistazo a los distintos planes disponibles para particulares y empresas en este enlace y comprobar por ti mismo la opinión de otros clientes en el apartado de valoraciones.